La transformación digital ha cambiado la manera en que personas, empresas e instituciones gestionan sus procesos. La firma electrónica ha permitido optimizar procesos que antes dependían del papel y la presencialidad, pero firmar un documento es solo una parte del proceso.
El reto comienza cuando un gran volumen de documentos debe pasar por varias personas, requieren seguimiento, necesitan ser reenviados, revisados, modificados o almacenados para futuras consultas. En estos casos, depender de correos electrónicos, archivos adjuntos o conversaciones de WhatsApp puede generar versiones duplicadas, retrasos y dificultades para conocer en qué etapa se encuentra cada trámite.
Frente a esta necesidad, las plataformas de gestión documental en la nube buscan simplificar todo el ciclo de un documento: desde su envío y la participación de los diferentes firmantes hasta el seguimiento del proceso y la conservación del archivo final. DATAgree, plataforma digital desarrollada por la empresa ecuatoriana Security Data, permite gestionar, enviar y firmar documentos electrónicamente desde un mismo entorno, facilitando procesos de onboarding y atención de clientes, emisión de créditos, contratos, matrículas, autorizaciones y otros trámites que requieren la participación de una o varias personas, con el respaldo de firma electrónica avanzada y la validez legal correspondiente en Ecuador.
Diego Cevallos, Subgerente Comercial de Security Data, comparte cinco aspectos que se deben considerar al momento de digitalizar la gestión de documentos:
- No basta con digitalizar el documento, también hay que gestionar su recorrido: Un documento puede requerir revisión, aprobación o firma de varias personas antes de completarse. Contar con una plataforma centralizada que permita gestionar de forma automática este proceso facilita identificar quienes deben participar, reducir los tiempos para completar el flujo y evita depender de múltiples canales sin trazabilidad para coordinar cada etapa del firmado.
- Mantener a todos los firmantes dentro de un mismo proceso: Contratos, operaciones de crédito, matrículas, autorizaciones y otros documentos pueden requerir la participación de dos o más personas. En lugar de descargar y reenviar diferentes versiones del mismo archivo, una plataforma de gestión documental permite que los documentos recorran dentro de un mismo flujo entre los participantes y mantener el control del proceso desde cualquier lugar.
- Conocer el estado de cada documento en tiempo real: Uno de los principales desafíos en la gestión de documentos es identificar en qué punto y estado se encuentra cada trámite. DATAgree permite dar seguimiento al proceso y conocer en tiempo real si un documento fue enviado, revisado, firmado o continúa pendiente, facilitando la coordinación y reduciendo el tiempo de gestión entre las partes involucradas.
- Evitar versiones duplicadas y documentos dispersos: El intercambio de archivos por correo electrónico o aplicaciones de mensajería genera falta de trazabilidad y puede causar confusión sobre cuál es la versión definitiva de un documento. Centralizar la gestión permite mantener el proceso organizado y reducir la necesidad de buscar archivos en diferentes canales.
- Contar con un respaldo digital una vez finalizado el proceso: La gestión documental no termina cuando se obtiene una firma. Conservar los documentos de manera digital facilita su consulta posterior, permite acceder a ellos cuando sean requeridos y reduce la dependencia del papel y de archivos almacenados de forma dispersa y de todo el costo operativo que eso conlleva.
“La firma electrónica representa un avance importante en la automatización de los trámites, pero el desafío actual va más allá de reemplazar una firma manuscrita. Las personas y organizaciones necesitan gestionar todo el proceso de un documento de manera ordenada, desde su creación, envío, firmado y conservación final. DATAgree nace precisamente para facilitar esa gestión y permitir que todo el proceso se realice desde un mismo entorno digital”, señala Diego Cevallos, subgerente Comercial de Security Data.
Este tipo de soluciones cobran relevancia en un contexto en el que los procesos requieren cada vez mayor agilidad, trazabilidad y coordinación entre diferentes participantes. La posibilidad de gestionar documentos en línea permite reducir tiempos y costos operativos, simplificar trámites que tradicionalmente requerían imprimir, trasladar, reenviar y almacenar documentos físicos.
Security Data respalda DATAgree con más de 14 años de experiencia en el desarrollo de soluciones de confianza digital en Ecuador. La compañía es una entidad de certificación autorizada por la ARCOTEL para la emisión de firmas electrónicas, cuenta con certificaciones internacionales como ISO 27001 y WebTrust, y ha emitido más de 4 millones de firmas electrónicas en el país.
